IT für Website, E-Mail und Cloud. Eingerichtet, dokumentiert und mit IT-Wartungsvertrag betreut.

IT-Infrastruktur ist alles, worauf deine Programme und Daten laufen: Geräte, Netzwerk, Server, Speicher und die Dienste dazwischen. EDV-Infrastruktur meint dasselbe, nur mit älterem Wort. In einem kleinen Betrieb zerfällt sie in zwei Hälften. Die eine steht im Büro: PCs, Laptops, Drucker und Telefonanlage. Die andere läuft im Netz: die Domain, die Website, die Postfächer, die Cloud mit Dateien und Kalendern und die Sicherungen von allem.

Um die zweite Hälfte kümmern wir uns. Sie fällt im Alltag erst auf, wenn sie hakt. Das Zertifikat der Website ist abgelaufen, und der Browser warnt vor deiner Seite. Oder niemand weiß mehr, wer das Passwort für die Domain hat. Damit das nicht passiert, richten wir diese Hälfte sauber ein, schreiben sie auf und halten sie in Betrieb.

Die Domain verweist auf Website und Postfächer. Die Sicherung braucht Zugriff auf Server und Cloud. Die Überwachung muss wissen, was überhaupt läuft. Deshalb planen wir diese Bausteine zusammen und nicht jeden für sich. Im Einzelnen gehört dazu:

• Domain und DNS. Die Domain ist deine Adresse im Netz. Im DNS, dem Adressbuch des Internets, steht, wohin sie zeigt: auf welchen Server die Website, zu welchem Anbieter die E-Mails.
• Zertifikate. Ein SSL-Zertifikat verschlüsselt die Verbindung zu deiner Website. Das Schloss im Browser zeigt es an. Zertifikate laufen ab und müssen rechtzeitig verlängert werden.
• Hosting und Server. Hosting heißt: Website und Anwendungen liegen auf einem Server im Rechenzentrum statt auf einem Rechner im Büro. Wir arbeiten dafür unter anderem mit Vercel, Cloudflare und Hetzner.
• E-Mail. Postfächer mit deiner Domain, so eingerichtet, dass deine Mails ankommen. Einträge im DNS wie SPF, DKIM und DMARC belegen dabei, dass eine Mail wirklich von dir stammt.
• Cloud für Unternehmen. Dateien, Kalender und Datenbanken liegen bei einem Anbieter im Netz. Wir richten Cloud-Systeme ein und binden sie an Website und Software an.
• Backups. Sicherungen von Website und Daten, dazu ein geprüfter Weg zurück. Was gesichert wird und wo die Sicherungen liegen, klären wir im Plan vor dem Start.
• Monitoring und Updates. Wir prüfen, ob deine Systeme erreichbar bleiben, und halten Software und Abhängigkeiten aktuell. Fällt etwas auf, ordnen wir es ein und melden es nachvollziehbar.

Ein Beispiel aus dem Alltag: Ein Betrieb wechselt den Anbieter seiner Website. Beim Umzug geht ein DNS-Eintrag für die E-Mail verloren. Die Website läuft, aber Angebote und Rechnungen landen beim Empfänger im Spam. Solche Fehler entstehen, wenn jeder Baustein für sich betreut wird und keiner das Ganze sieht.

Ein IT-Wartungsvertrag macht aus „Wir kümmern uns drum“ etwas, das du nachprüfen kannst. Darin steht, welche Systeme betreut werden, welche Arbeiten anfallen und wie eine Störung gemeldet und bearbeitet wird. Für einen kleinen Betrieb passt das auf wenige Seiten. Diese Punkte gehören hinein:

• Umfang: welche Domains, Postfächer, Server, Cloud-Dienste und Websites dazugehören.
• Laufende Arbeiten: Updates, Verlängerung der Zertifikate, Sicherungen, Prüfung der Wiederherstellung und Überwachung, jeweils mit dem Abstand, in dem sie passieren.
• Störungen: über welchen Weg du dich meldest, was dann passiert und was als Notfall gilt.
• Zugänge und Dokumentation: wer welchen Zugang hat und wo aufgeschrieben ist, was wo läuft.
• Abrechnung: was die laufende Betreuung abdeckt und was gesondert berechnet wird, etwa ein Umzug oder eine neue Anbindung.
• Laufzeit und Ende: wie lange der Vertrag läuft und wie Zugänge und Unterlagen übergeben werden, wenn er endet.

Der letzte Punkt wird oft vergessen. Dabei entscheidet er, ob ein späterer Wechsel einfach wird oder zur Suche nach Passwörtern. Unser Rat: Domain und Verträge mit Anbietern sollten auf deinen Betrieb laufen, nicht auf den Dienstleister.

Ein Wartungsvertrag lohnt sich, wenn dein Betrieb ohne Website, E-Mail oder Cloud nicht arbeiten kann und sich im Haus niemand darum kümmert. Das ist oft so, sobald mehrere Systeme zusammenhängen: eine Website mit Anfrageformular, Postfächer für das ganze Team, eine Cloud für Projektunterlagen und Angebote. Dann zahlt es sich aus, dass jemand den Überblick hat und Probleme früh sieht.

Nicht lohnt er sich, wenn deine Technik schlicht ist. Hast du eine Seite aus einem Website-Baukasten und Postfächer bei einem großen Mailanbieter, kümmern sich diese Anbieter um Server und Updates. Dann reicht es oft, die Zugänge einmal sauber aufzuschreiben und zu wissen, wen du im Ernstfall fragen kannst. Das sagen wir dir auch so.

Kaum ein Betrieb fängt bei null an. Domain, Postfächer und Website gibt es schon, oft über Jahre bei verschiedenen Anbietern gewachsen. Bevor wir etwas ändern, nehmen wir auf, was da ist. Welche Domains gibt es, und auf wen laufen sie? Wo liegen die Postfächer, wer hat welchen Zugang, und welcher Vertrag verlängert sich wann?

Ein Beispiel: Die Domain läuft noch auf eine Person, die längst nicht mehr im Betrieb ist. Das Hosting hängt an der Agentur, die vor Jahren die erste Website gebaut hat. Solange alles läuft, fällt das niemandem auf. Teuer wird es erst bei einer Störung oder beim nächsten Umzug. Nach der Bestandsaufnahme hast du eine Übersicht, was wo läuft und wer zuständig ist. Erst dann entscheiden wir mit dir, was bleibt und was umzieht.

Auf dieser Seite geht es um den Teil deiner IT, der im Netz läuft. Daneben steht die Technik im Büro: Arbeitsplätze, Laptops, Drucker, Telefonanlage, WLAN und Router. Ob und wie weit davon etwas zu unserer Betreuung gehört, klären wir im Plan vor dem Start. Für Service an Geräten vor Ort gibt es IT-Dienstleister, die genau darauf ausgerichtet sind, oft Systemhaus genannt.

Wo sich beide Bereiche berühren, muss klar sein, wer was übernimmt. Etwa wenn ein neues Postfach auf die Laptops im Team muss oder die E-Mail umzieht. Arbeitet bei dir schon ein Dienstleister vor Ort, halten wir im Plan fest, wo seine Zuständigkeit endet und unsere beginnt. So weißt du von Anfang an, wen du bei welchem Problem fragst.

Der Aufwand hängt an der Zahl der Systeme, an ihrem Zustand und daran, wie viel davon schon dokumentiert ist. Eine Domain mit fünf Postfächern ist schnell betreut. Mehrere Websites, ein eigener Server und eine Cloud mit Anbindung an deine Software brauchen mehr. Worauf es bei der Pflege einer Website ankommt, steht unter Website-Wartung. Alle laufenden Kosten einer Website erklärt der Ratgeber Was kostet eine Website?.

Läuft auf deiner Infrastruktur eine Website, gehört ihre Pflege meist dazu. Wie wir neue Websites bauen, steht unter Website erstellen lassen. Eigene Werkzeuge und Schnittstellen findest du unter Individuelle Software. Beides läuft danach auf derselben dokumentierten Infrastruktur. Wer baut, betreut auch.

Wir sitzen in Saarbrücken und arbeiten vor allem für Betriebe im Saarland. Vorhaben im übrigen Bundesgebiet sind möglich. Das Erstgespräch führt Moritz Bauer, Gründer und Inhaber von SaarSolutions. Wer es führt, verantwortet auch die Entscheidungen danach.