Individuelle Softwareentwicklung für den Ablauf, den dein Betrieb wirklich hat.

Standardsoftware ist für viele Betriebe gleich gebaut: das Rechnungsprogramm, die Zeiterfassung, die Branchensoftware. Sie ist schnell eingerichtet und wird vom Anbieter gepflegt. Für die meisten Aufgaben ist sie der richtige Weg. Individualsoftware entsteht dagegen für einen einzigen Betrieb. Sie bildet dessen Ablauf ab, auch dort, wo er von der Norm abweicht.

Die sechs Beispiele unten zeigen, welche Art von Werkzeug entstehen kann. Es sind Beispiele aus dem Betriebsalltag, keine Aufträge aus unserer Praxis. Gemeinsam ist ihnen ein Gedanke: Daten werden einmal erfasst und stehen danach dort bereit, wo sie gebraucht werden. Im Büro, unterwegs oder bei deinen Auftraggebern.

• Eine digitale Auftragsmappe. Notizen, Fotos, Material und Stunden hängen am Auftrag statt auf Zetteln im Fahrzeug. Was beim Kunden erfasst wird, liegt im Büro bereit, ohne dass es jemand abtippt.
• Angebot und Rechnung aus denselben Daten. Aus den erfassten Positionen entsteht das Angebot. Wird es angenommen, wird daraus die Rechnung, ohne dass eine Zahl ein zweites Mal getippt wird.
• Eine Einsatzplanung, die das ganze Team sieht. Wer ist wann bei welchem Kunden, welches Fahrzeug und welches Gerät ist gebunden? Eine Änderung sehen alle, die sie betrifft, statt sie über Anrufe zu erfahren.
• Ein Kundenportal für den Stand der Dinge. Auftraggeber sehen Stand, Termine und Dokumente selbst, statt anzurufen. Was dort sichtbar ist, legst du je Vorgang fest.
• Die Buchhaltung bleibt angebunden. Belege und Zahlungen laufen über eine dokumentierte Schnittstelle in das Programm, das du ohnehin nutzt. Der Umweg über Export, Nacharbeit und Import fällt weg.
• Auswertungen aus dem laufenden Betrieb. Offene Vorgänge, Auslastung und Nachkalkulation entstehen aus den Daten, die im Ablauf ohnehin anfallen. Keine Tabelle, die jemand nebenher pflegen muss.

Viele Betriebe arbeiten mit Werkzeugen, die irgendwann jemand gebaut hat. Eine Access-Datenbank, eine Excel-Mappe mit Makros oder ein Programm, dessen Hersteller es nicht mehr gibt. Solange es läuft, fasst es niemand an. Riskant wird es, wenn nur noch eine Person weiß, wie es funktioniert. Oder wenn ein Update von Windows oder Office es lahmlegt.

Beim Ablösen gehen wir in Schritten vor. Zuerst nehmen wir auf, was das alte Werkzeug tatsächlich tut, auch die Regeln, die nirgends aufgeschrieben sind. Dann übernehmen wir die Daten, soweit sie strukturiert vorliegen. Was sich nicht eindeutig zuordnen lässt, kennzeichnen wir, statt zu raten. Ob das alte Werkzeug eine Zeit lang parallel weiterläuft, bis das neue den Ablauf trägt, legen wir im Plan vor dem Start fest.

Vor der ersten Zeile Code steht der Ablauf, so wie er tatsächlich läuft. Welche Schritte gibt es, wer führt sie aus, welche Programme sind beteiligt, und wo werden Daten von Hand übertragen? Danach legen wir das Datenmodell fest und schreiben es auf. Darin steht, welche Vorgänge es gibt und welche Felder Pflicht sind. Und welche Zustände ein Vorgang durchläuft und wer was sehen und ändern darf. Diesen Plan prüfst du, bevor wir bauen.

Manche Werkzeuge werden besser, wenn ein KI-Baustein mitarbeitet. Ein Beispiel: Die Auftragsmappe liest eingehende Lieferscheine und schlägt vor, zu welchem Auftrag sie gehören. Die Entscheidung bleibt bei deinem Team. Welche KI-Systeme wir dafür einsetzen und welche Daten dabei wohin fließen, legen wir vorher fest. Geht es nur um Routinearbeit zwischen vorhandenen Programmen, ist KI-Automatisierung der kleinere Weg.

Software ist mit dem Start nicht fertig. Hosting, Sicherung und der Weg für Änderungen gehören deshalb zum Lieferumfang. Wir halten Abhängigkeiten und Laufzeiten aktuell, damit der Bestand nicht still veraltet. Und wir prüfen, ob Sicherungen und der Weg zurück tragen. Eine Sicherung zählt erst, wenn sich die Software daraus wirklich wiederherstellen lässt. Wie eine Störung gemeldet wird und was dann passiert, klären wir im Plan vor dem Start.

Ändert sich dein Ablauf, wächst die Software mit. Neue Felder, ein weiterer Schritt oder ein zusätzliches Programm kommen in denselben nachvollziehbaren Schritten dazu wie beim Bau. Wer die Software gebaut hat, betreut sie auch. Du musst niemandem erst erklären, wie dein Betrieb arbeitet. Wo die Software läuft und wie Server und Domain zusammenhängen, steht unter IT für Website, E-Mail und Cloud.

Der Aufwand hängt an drei Dingen. Wie viele Schritte und Rollen hat der Ablauf? Wie viele Programme werden angebunden? Und wie sauber sind die vorhandenen Daten? Ein kleines internes Werkzeug für ein Team ist ein anderes Vorhaben als ein Kundenportal mit Zugängen für Auftraggeber. Weil wir in Schritten bauen, kannst du mit einem ersten Ausschnitt anfangen und danach entscheiden, wie es weitergeht.

Wir sitzen in Saarbrücken und arbeiten vor allem für Betriebe im Saarland, für kleine Betriebe wie für den Mittelstand. Vorhaben im übrigen Bundesgebiet sind möglich. Die Arbeit ist gründergeführt, Gründer und Inhaber ist Moritz Bauer. Wer das Erstgespräch führt, verantwortet auch die Entscheidungen, die daraus folgen.

Du kannst dein Vorhaben direkt anfragen. Schick uns per E-Mail an kontakt@saarsolutions.de oder per WhatsApp zwei, drei Sätze. Welcher Ablauf kostet dich heute Zeit, und mit welchen Programmen arbeitest du? Telefonisch erreichst du uns unter 0152 29495620.