API-Anbindung und Schnittstellen: Daten einmal erfassen, überall richtig nutzen.

Die meisten Betriebe arbeiten mit mehreren Programmen, die nichts voneinander wissen. Der Shop kennt die Bestellung, das Rechnungsprogramm nicht. Der Kalender kennt den Termin, die Einsatzplanung nicht. Dazwischen sitzt jemand und tippt ab. Das kostet Zeit, und jede abgetippte Zahl ist eine Gelegenheit für einen Fehler.

Ein Beispiel: Im Shop kommt eine Bestellung an. Jemand legt im Rechnungsprogramm die Rechnung an, trägt die Adresse ein und lädt am Monatsende alles für das Steuerbüro hoch. Mit einer Schnittstelle entsteht die Rechnung aus der Bestellung, und der Beleg liegt dort, wo das Steuerbüro ihn braucht. Dein Team kümmert sich nur noch um die Fälle, die aus der Reihe fallen.

Eine Schnittstelle ist ein festgelegter Weg, auf dem zwei Programme Daten austauschen. Die häufigste Form ist die API. Das Kürzel steht für Application Programming Interface, auf Deutsch Programmierschnittstelle. Stell sie dir wie die Annahme in einer Werkstatt vor. Du gibst einen Auftrag in fester Form ab. Zurück bekommst du eine Antwort, ebenfalls in fester Form. Wie es in der Werkstatt dahinter aussieht, musst du nicht wissen.

Ein Beispiel: Dein Shop meldet dem Rechnungsprogramm „neue Bestellung, diese Artikel, diese Adresse“. Das Rechnungsprogramm legt die Rechnung an und meldet die Rechnungsnummer zurück. Die API-Integration ist der Teil, den wir bauen. Sie sorgt dafür, dass diese Meldung zur richtigen Zeit, vollständig und im richtigen Format ankommt. Und dass jemand davon erfährt, wenn nicht.

Nicht jedes Programm bietet dieselben Wege. Über eine API tauschen Programme Daten direkt aus, oft in beide Richtungen. Ein Webhook ist eine Benachrichtigung. Das Programm meldet von sich aus, dass etwas passiert ist, etwa eine neue Bestellung oder eine bezahlte Rechnung. Hat ein Programm keine API, bleibt oft der Export als Datei, zum Beispiel als CSV-Tabelle. Die Datei lesen wir automatisch ein, prüfen sie und geben sie weiter. Das ist langsamer, aber besser als Abtippen.

Viele Steuerbüros arbeiten mit DATEV. Für deinen Betrieb heißt das: Belege und Buchungsdaten müssen in einer Form ankommen, die DATEV lesen kann. Eine DATEV-Schnittstelle ist jeder Weg, der genau das erledigt, statt dass jemand Papier sortiert oder Zahlen abtippt. Im Alltag sind das vor allem zwei Wege.

Die folgenden drei Fälle sind Beispiele für typische Verbindungen, keine Aufträge aus unserer Praxis. Sie zeigen, wie viel Handarbeit an einer einzigen Verbindung hängt. Und dass die Sonderfälle mehr Arbeit machen als der Normalfall.

Eine Schnittstelle baut man nicht einmal und vergisst sie dann. Anbieter ändern ihre APIs, Zugänge laufen ab, und manchmal kommt ein Datensatz an, mit dem niemand gerechnet hat. Deshalb bauen wir Fehlermeldungen ein. Scheitert eine Übertragung, erfährt es jemand, statt dass Daten still liegen bleiben. Was die Verbindung tut, welche Felder sie überträgt und welche Regeln gelten, ist dokumentiert.

Die Verbindung bleibt nach dem Start bei uns in der Betreuung, zusammen mit Website, Shop oder Software, wenn wir die auch betreuen. Was die Betreuung umfasst, etwa wer Ankündigungen der Anbieter im Blick behält und die Anbindung bei einer Änderung anpasst, legen wir im Plan vor dem Start fest. So hast du einen Ansprechpartner für die ganze Strecke. Du musst nicht zwischen Shop-Anbieter, Programmierer und Steuerbüro vermitteln.

Die Kosten hängen an drei Dingen. Wie gut bieten die Programme dokumentierte Schnittstellen an? Wie viele Sonderfälle muss die Verbindung abbilden? Und fließen die Daten in eine Richtung oder in beide? Eine Übertragung in eine Richtung ist kleiner als ein Abgleich in beide Richtungen mit Fehlerbehandlung. Manche Anbieter berechnen den API-Zugang zusätzlich. Dazu kommt die Betreuung nach dem Start.

Du kannst dein Vorhaben direkt anfragen. Schick uns per E-Mail an kontakt@saarsolutions.de oder per WhatsApp, welche Programme du verbinden willst und was heute von Hand passiert. Telefonisch erreichst du uns unter 0152 29495620. Wir sehen uns die Schnittstellen der Anbieter an und sagen dir, ob eine fertige Verbindung reicht oder eine eigene Anbindung nötig ist.

Wir sitzen in Saarbrücken und arbeiten vor allem für Betriebe im Saarland. Braucht dein Ablauf mehr als eine Verbindung, steht unter individuelle Softwareentwicklung, wie daraus ein eigenes Werkzeug wird.