Seit dem 1. Januar 2025 muss jeder Betrieb in Deutschland E-Rechnungen von anderen Firmen empfangen können. Ab 2027 wird auch das Ausstellen Pflicht: zuerst für Betriebe mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab 2028 für fast alle. Eine E-Rechnung ist dabei kein einfaches PDF, sondern ein strukturierter Datensatz, etwa als XRechnung oder als ZUGFeRD, bei dem der Datensatz in einem PDF steckt.

Was ist eine E-Rechnung, und warum ist ein einfaches PDF keine?

Eine elektronische Rechnung ist laut § 14 Absatz 1 UStG eine Rechnung, die „in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht“. In der Regel entspricht das Format der europäischen Norm EN 16931. Ein anderes Format geht nur, wenn Aussteller und Empfänger es vereinbaren. Dann müssen sich alle Pflichtangaben daraus vollständig in ein normgerechtes Format übertragen lassen (§ 14 Absatz 1 Satz 6 UStG). Ein einfaches PDF per E-Mail erfüllt das nicht. Es ist ein Bild der Rechnung und gilt seit 2025 als „sonstige Rechnung“, genau wie Papier.

Ein Beispiel: Dein Großhändler schickt eine Rechnung über Kupferrohr und Fittings. Kommt sie als PDF, tippt jemand im Büro Lieferant, Betrag und Fälligkeit ab. Kommt sie als E-Rechnung, stehen diese Angaben ohne Abtippen im Programm. Das BMF nennt genau das als Ziel: Rechnungsdaten sollen beim Empfänger nicht noch einmal erfasst werden müssen (BMF-FAQ, Frage 1).

E-Rechnungspflicht 2027 und 2028: Welche Frist für deinen Betrieb gilt

Beim Empfang gibt es keine Schonfrist. Seit dem 1. Januar 2025 muss jeder inländische Betrieb E-Rechnungen annehmen können, auch Kleinunternehmer und Freiberufler. Ausnahmen sieht das BMF nicht vor. Ein E-Mail-Postfach reicht dafür aus (BMF-FAQ, Fragen 8 und 12).

Beim Ausstellen gelten Übergangsfristen aus § 27 Absatz 38 UStG:

  • Leistungen aus 2025 und 2026, Rechnung bis 31. Dezember 2026: Jeder Betrieb darf noch Papier schicken. Ein PDF geht, wenn der Empfänger zustimmt.
  • Leistungen aus 2027, Rechnung bis 31. Dezember 2027: Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, PDF nur noch, wenn dein Gesamtumsatz 2026 nicht über 800.000 Euro lag. Wer darüber liegt, stellt ab dem 1. Januar 2027 E-Rechnungen aus. Ein vorhandenes EDI-Verfahren, also ein fester Datenaustausch zwischen zwei Firmen, darf mit Zustimmung bis Ende 2027 weiterlaufen.
  • Ab 1. Januar 2028: Zwischen Betrieben im Inland ist die E-Rechnung Pflicht, unabhängig vom Umsatz.

Es zählen also zwei Daten: wann du die Leistung erbracht hast und wann die Rechnung rausgeht. Ein Beispiel: Du baust im Dezember 2026 eine Heizung ein und rechnest erst im Januar 2027 ab. Dann liegt die Rechnung nach der Frist für 2026. Solche Fälle und die Frage, welcher Umsatz für die Grenze zählt (§ 19 Absatz 2 UStG), klärst du vorher mit deinem Steuerbüro.

Für Bau und Handwerk nennt das BMF zwei Erleichterungen (BMF-FAQ, Frage 7b). Abschlagsrechnungen, die du vor deinem Stichtag stellst, müssen keine E-Rechnung sein. Und bei Bauleistungen reichen im Datensatz derzeit die einzelnen Gewerke mit ihren Summen. Die genaue Aufstellung nach Leistungsverzeichnis hängt dann lesbar als Anlage an, und der Datensatz muss eindeutig auf diese Anlage verweisen.

Wird die Frist noch verschoben? Der Zentralverband des Deutschen Handwerks (ZDH) fordert, die Pflicht für größere Betriebe auf den 1. Januar 2028 zu verschieben. Die Handwerkskammer des Saarlandes unterstützt das. Beschlossen ist bisher nichts. Der Regierungsentwurf des Jahressteuergesetzes 2026 lässt die Fristen unverändert, die Stellungnahme des Bundesrates vom 25. September 2026 ebenso. Unser Rat: Plan mit dem, was im Gesetz steht.

Wer keine E-Rechnung ausstellen muss, auch nicht ab 2028

Die Pflicht gilt nur zwischen Betrieben im Inland. Rechnungen an Privatleute bleiben, wie sie sind (BMF-FAQ, Frage 4). Dauerhaft ausgenommen sind unter anderem:

  • Kleinunternehmer nach § 19 UStG dürfen weiter Papier oder PDF schicken (§ 34a UStDV). Empfangen müssen sie E-Rechnungen trotzdem. Wer die Kleinunternehmerregelung verlässt, fällt ab dann unter die normalen Fristen.
  • Kleinbeträge bis 250 Euro brutto (§ 33 UStDV).
  • Viele steuerfreie Umsätze, etwa steuerfreie Grundstücksvermietungen.

Das betrifft auch den Einkauf vor Ort. Das BMF nennt ausdrücklich den Materialeinkauf im Baumarkt: Über 250 Euro ist dort eine E-Rechnung fällig, sobald die Übergangsfrist des Händlers endet (BMF-FAQ, Frage 10).

Rechnungen an Behörden folgen eigenen Regeln, beim Bund etwa der E-Rechnungsverordnung. Dafür brauchst du die Leitweg-ID der Behörde (BMF-FAQ, Fragen 4a und 6). Verkauft dein Onlineshop auch an Firmen, gilt die Pflicht für diese Verkäufe genauso.

XRechnung oder ZUGFeRD: Wo liegt der Unterschied?

Das BMF nennt die XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 ausdrücklich als zulässig (BMF-FAQ, Frage 7). Der Unterschied zeigt sich beim Öffnen der Datei.

XRechnung ist eine reine XML-Datei, also ein Datensatz ohne eigene Ansicht. Entwickelt wird sie von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT). Viele Behörden verlangen sie. Ohne passendes Programm siehst du nur Code. Zum Lesen brauchst du einen Viewer.

ZUGFeRD ist ein PDF mit eingebettetem Datensatz. Ein Mensch liest das PDF, ein Programm liest die XML-Datei darin. Zwei Profile reichen nicht: MINIMUM und BASIC-WL gelten nicht als E-Rechnung. Und weichen PDF und Datensatz voneinander ab, gilt der Datensatz (BMF-FAQ, Frage 12a).

Was heißt das für dich? Beim Empfang hast du keine Wahl: Du musst beide Formate annehmen. Beim Versand ist ZUGFeRD für die meisten kleinen Betriebe der bequemere Weg. Auch ein Auftraggeber ohne passende Software kann die Rechnung dann lesen. Die XRechnung nimmst du, wenn eine Behörde oder ein Auftraggeber sie verlangt. Frag deinen Softwareanbieter, welches Profil dein Programm erzeugt.

E-Rechnung empfangen: Was du schon heute brauchst

Für den Empfang brauchst du vier Dinge. Die meisten hast du schon.

  1. Eine feste Adresse. Richte ein eigenes Postfach für Rechnungen ein, zum Beispiel rechnungen@ mit deiner Domain. Teile es allen Lieferanten mit. So landen Rechnungen nicht in persönlichen Postfächern oder im Spam.

  2. Ein Programm, das die Formate liest. Viele Buchhaltungs- und Rechnungsprogramme lesen XRechnung und ZUGFeRD inzwischen ein. Für einzelne Rechnungen reicht der kostenlose Viewer der Finanzverwaltung unter e-rechnung.elster.de.

  3. Eine Prüfung. Alle Pflichtangaben müssen im Datensatz stehen, nicht nur im PDF oder in einer Anlage (BMF-FAQ, Frage 7a). Eine Validierung zeigt, ob die Datei der Norm entspricht. Pflicht ist sie nicht, das BMF hält sie aber für sinnvoll und empfiehlt sie schon beim Erstellen und Versenden. Ist eine Rechnung fehlerhaft, bittest du den Lieferanten um eine Berichtigung.

  4. Ein Archiv. Eingangsrechnungen bewahrst du acht Jahre auf (§ 14b UStG). Bei E-Rechnungen muss mindestens der Datensatz unverändert im Original liegen (BMF-FAQ, Frage 13). Ausdrucken und die Datei löschen reicht nicht.

Dass das in der Praxis hakt, zeigt eine Umfrage des ZDH. Rund zwei Drittel der befragten Handwerksbetriebe haben Probleme beim Empfang. Häufig entsprechen Dateien nicht der Norm, oder PDF und Datensatz passen nicht zusammen. Als Ursachen nennt der ZDH vor allem Programme, die die Norm nicht korrekt umsetzen, und Prüfwerkzeuge, die zu unterschiedlichen Ergebnissen kommen.

Ein ehrlicher Hinweis: Du musst E-Rechnungen nicht automatisch verarbeiten. Laut BMF muss niemand mehr digital verarbeiten, als die Aufbewahrung verlangt (BMF-FAQ, Frage 9). Alles Weitere lohnt sich nur, wenn es dir Zeit spart.

Wie E-Rechnungen von selbst in deiner Buchhaltung landen

Hier wird aus der Pflicht ein Vorteil. Weil die Daten strukturiert ankommen, lässt sich der Weg vom Postfach in die Buchhaltung automatisieren. Der folgende Ablauf ist ein Beispiel, kein Auftrag aus unserer Praxis.

  1. Eine Rechnung landet im Rechnungspostfach. Eine Automatisierung holt den Anhang ab, etwa mit n8n, einem Werkzeug, das Programme verbindet.
  2. Der Ablauf erkennt das Format, liest den Datensatz und prüft ihn gegen die Norm. Bei ZUGFeRD vergleicht er PDF und Daten.
  3. Er gleicht die Rechnung mit Auftrag oder Lieferschein ab und ordnet sie dem richtigen Projekt oder der richtigen Kostenstelle zu.
  4. Über eine Schnittstelle gehen die Daten an dein Buchhaltungsprogramm oder an DATEV, das Programm vieler Steuerbüros. Eine Schnittstelle ist ein festgelegter Weg, auf dem zwei Programme Daten austauschen.
  5. Das Original wandert unverändert ins Archiv.
  6. Jemand aus deinem Büro gibt die Zahlung frei. Die Entscheidung bleibt bei euch.

Und wo hilft KI? Ehrlich gesagt: Zum Auslesen einer echten E-Rechnung braucht es keine KI. Die Daten stehen schon maschinenlesbar in der Datei. KI hilft bei Papier und PDF, und beides verschwindet nicht: Kleinunternehmer und Kleinbeträge sind ausgenommen, bis Ende 2027 laufen Übergangsfristen. Bei solchen Rechnungen liest KI Lieferant, Betrag und Fälligkeit aus. Fehlt die Auftragsnummer, schlägt sie eine Zuordnung vor. Fehlt eine Pflichtangabe, entwirft sie die Rückfrage an den Lieferanten.

Nach dem Start ist die Arbeit nicht vorbei. Die KoSIT veröffentlicht neue Versionen der XRechnung, die Norm wird weiterentwickelt, und Lieferanten wechseln ihre Software. Dann muss jemand Fehlermeldungen lesen und den Ablauf anpassen. Bei uns gehört das dazu: Wer die Anbindung baut, betreut sie auch.

Wann sich eine Automatisierung nicht lohnt

Nicht jeder Betrieb braucht einen eigenen Ablauf. Kommen im Monat nur eine Handvoll Lieferantenrechnungen, reicht oft dein Buchhaltungsprogramm oder das Belegportal deines Steuerbüros. Prüf das zuerst, bevor du etwas bauen lässt.

Eine Automatisierung lohnt sich, wenn Rechnungen durch mehrere Programme laufen, etwa Warenwirtschaft, Auftragssoftware und Buchhaltung. Oder wenn das Zuordnen zu Aufträgen und Kostenstellen regelmäßig Stunden kostet. Wovon der Aufwand abhängt, steht auf unserer Seite zu Schnittstellen. Wie KI dabei Routinearbeit übernimmt, zeigt die Seite zur KI-Automatisierung.

So fängst du jetzt an

Drei Schritte kannst du jetzt angehen:

  1. Empfang klären. Lege ein Rechnungspostfach an und öffne eine Test-Rechnung im Viewer. Teile die Adresse deinen Lieferanten mit.

  2. Umsatz prüfen. Frag dein Steuerbüro, ob dein Gesamtumsatz 2026 über 800.000 Euro liegt. Davon hängt ab, ob du 2027 oder 2028 umstellst.

  3. Programm prüfen. Frag deinen Softwareanbieter, ob dein Rechnungsprogramm XRechnung und ZUGFeRD erzeugt und in welchem Profil.

Frag dein Vorhaben direkt an. SaarSolutions sitzt in Saarbrücken und arbeitet vor allem für Betriebe im Saarland. Du willst den Weg vom Postfach in die Buchhaltung vereinfachen? Schreib uns an kontakt@saarsolutions.de oder per WhatsApp, Stichwort „E-Rechnung empfangen und verarbeiten“, oder ruf an unter 0152 29495620. Zwei, drei Sätze zu deinen Programmen reichen für den Anfang. Wir sagen dir ehrlich, ob dein vorhandenes Programm schon genügt.

Diese Quellen stehen hinter den Angaben

Fragen

Häufige Fragen

Wer muss ab 2027 E-Rechnungen stellen?

Ab dem 1. Januar 2027 musst du E-Rechnungen ausstellen, wenn dein Gesamtumsatz 2026 über 800.000 Euro lag. Das gilt für Rechnungen an andere Betriebe im Inland. Alle übrigen Betriebe folgen ab 2028. Rechnest du eine Leistung aus 2026 erst 2027 ab, klär die Form vorher mit deinem Steuerbüro. Ausgenommen bleiben Kleinunternehmer, Rechnungen an Privatleute und Kleinbeträge bis 250 Euro.

Sind PDF-Rechnungen noch erlaubt?

Ja, für eine Übergangszeit. Für Leistungen aus 2026 darf jeder Betrieb ein PDF schicken, wenn der Empfänger zustimmt und die Rechnung bis Ende 2026 rausgeht. Für Leistungen aus 2027 gilt das nur noch für Betriebe mit höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz, wenn die Rechnung bis Ende 2027 rausgeht. Rechnest du eine Leistung aus 2026 erst 2027 ab, klär die Form vorher mit deinem Steuerbüro. Ab 2028 reicht ein PDF zwischen Betrieben nicht mehr, außer in den dauerhaften Ausnahmen wie bei Kleinunternehmern.

Wird die E-Rechnung wieder abgeschafft?

Nach heutigem Stand nein. Das BMF beschreibt die E-Rechnung als Vorstufe für ein späteres Meldesystem, über das Rechnungsdaten an die Finanzverwaltung gehen. Diskutiert wird nur der Zeitplan: Der ZDH fordert, die Pflicht für größere Betriebe von 2027 auf 2028 zu verschieben. Beschlossen ist das zum Stand dieses Artikels nicht.

Gilt die E-Rechnungspflicht auch für Kleinunternehmer?

Zur Hälfte. Kleinunternehmer dürfen weiter Rechnungen auf Papier oder als PDF schreiben. E-Rechnungen empfangen müssen sie aber seit dem 1. Januar 2025 wie jeder andere Betrieb. Aufbewahrt werden diese Rechnungen acht Jahre, mit dem Datensatz im Original.

Reicht ein E-Mail-Postfach, um E-Rechnungen zu empfangen?

Ja. Das BMF stellt klar, dass für den Empfang ein E-Mail-Postfach genügt. Ein Portal oder eine Spezialsoftware ist nicht vorgeschrieben. Du brauchst aber einen Weg, die Dateien zu lesen und unverändert aufzubewahren.

XRechnung oder ZUGFeRD: Was soll ich nehmen?

Beim Empfang musst du beide annehmen. Für den Versand ist ZUGFeRD für die meisten kleinen Betriebe bequemer, weil der Empfänger auch ohne Software ein lesbares PDF bekommt. Die XRechnung nimmst du, wenn eine Behörde oder ein Auftraggeber sie verlangt. Achte darauf, dass dein Programm nicht die ZUGFeRD-Profile MINIMUM oder BASIC-WL nutzt.

Wie öffne ich eine XRechnung?

Eine XRechnung ist eine XML-Datei und ohne passendes Programm kaum lesbar. Viele Buchhaltungsprogramme zeigen sie direkt an. Für einzelne Rechnungen gibt es den kostenlosen E-Rechnungsviewer der Finanzverwaltung unter e-rechnung.elster.de. Dort lädst du die Datei hoch und siehst die Rechnung in lesbarer Form.